Menulis: Isu-isu mikro

Isu mikro yang berhubungan dengan menulis adalah pemilihan kalimat dan kata-kata. Keuntungan dari menulis adalah pembaca dapat menghemat waktu daripada mendengarkan. Untuk itu dalam urusan bisnis, seharusnya penyampaian pesan harus lebih singkat tanpa mengurangi ide yang disampaikan dengan cara menghindari terlalu banyak kata dan kalimat yang terlalu panjang. Menghindari terlalu banyak kata berarti menghilangkan kata-kata yang tidak perlu sehingga pembaa dapat langsung memproses informasi inti. Hal ini dapat dilakukan dengan menghindari penggunaan kata penghubung fan kata depan terlalu banyak.

Kalimat yang terlalu panjang dan kompleks lebih sulit untuk dicari maknanya. Para ahli merekomendasikan kalimat terdiri dari rata-rata antara 12-24 kata-kata. Tapi kita tidak dapat menjustifikasi hal ini seperti halnya dalam akuntansi. Yang penting kalimat tidak membingungkan pembacanya. Sebaiknya dihindari juga adanya ide utama yang banyak dari suatu kalimat dengan penggunaan kata “dan” lebih dari dua. Kesulitan dalam mencari ide utama juga dikarenakan terlalu banyak frasa yang menumpuk, adanya ide sisipan, dan kualifikasi.

Penggunaan panjang pendeknya kalimat membuat adanya variasi dan ritme alami yang membuat membaca nyaman. Hal ini bisa diuji dengan membaca keras-keras suatu kalimat. Pemilihan gaya dalam penulisan harus mempertimbangkan dari strategi komunikasi. Hal ini berhubungan dengan siapa yang akan membaca tulisan kita, konteks komunikasi, dan sifat pesan. Sebagai tambahan, dalam isu mikro penulisan perlu untuk dipertimbangkan seberapa formal, pasif dan banyaknya jargon. Dalam kalimat yang terlau formal terasa kesan diri ini penting, sombong, dan penggnaan kata yang tidak sering dilakukan dalam percakapan. Sebaiknya menggunakan kalimat pasif untuk menghindari tanggung jawab. Tetapi kalimat yang terlalu informal juga tidak baik dalam bisnis.

Kalimat pasif menyampaikan dampak suatu tindakan dari seseorang atau sesuatu. Kalimat pasif biasanya lebih panjang dan membuat pembaca harus mencari siapa yang menyatakan sesuatu. Penulis dapat menggunakan kalimat pasif untuk menyatakan tekanan, menghindari tanggung jawab, untuk variasi atau alasan yang lain. Penggunaan jargon sebaiknya dibatasi. Penulis dapat menggunakannya hanya jika para pembaca memiliki latar belakang yang sama dan dapat menghemat waktu pembaca tanpa menghilangkan comprehensive suatu tulisan.